Quién expide las actas del registro civil en Colombia
La presencia colombiana en Italia se reparte entre las grandes ciudades del centro y del norte y se ha consolidado en los últimos veinte años, con trabajadores, estudiantes universitarios, parejas mixtas y familias reagrupadas. Es una comunidad joven en términos documentales: buena parte de los encargos que recibimos corresponde a primeras inscripciones y a matrículas académicas.
El sistema colombiano tiene una particularidad que sorprende a quien se acerca a él por primera vez. Las actas del estado civil no las expide un solo tipo de oficina, y eso cambia la manera de pedirlas. La función de registro civil corresponde al organismo nacional que se ocupa también del censo electoral y de la identificación de las personas, pero no es el único que levanta los asientos.
Las inscripciones pueden recibirse igualmente en las notarías, en las registradurías municipales y, para los ciudadanos en el exterior, en los consulados. De ahí que el documento que llega a Italia lleve el membrete de la oficina que lo emitió y no siempre el del organismo central: es una diferencia formal, no de valor, y conviene explicarla al funcionario que lo recibe.
Nuestro despacho realiza traducciones juradas de documentos colombianos hacia el italiano, juradas ante la autoridad competente y entregadas listas para su depósito. La traducción jurada oficial en Italia que producimos vale ante cualquier administración de la República, en todas las provincias y en todos los municipios.
Ante qué oficinas italianas se presentan estos expedientes
Una traducción realizada y jurada por un traductor oficial tiene pleno valor legal ante todas las administraciones italianas. Los expedientes que entregamos se depositan de forma habitual en:
- la Prefectura, para las solicitudes de ciudadanía italiana y para los trámites de las oficinas territoriales del Gobierno;
- la Questura y las comisarías, para los permisos de residencia, las renovaciones y las reagrupaciones familiares;
- los ayuntamientos, con sus oficinas de registro civil y de empadronamiento, para la inscripción de las actas y para el padrón municipal;
- la Motorizzazione Civile, para el canje de los permisos de conducir expedidos fuera de la Unión Europea;
- el Tribunal y la Fiscalía de la República, para los procedimientos civiles, para las legalizaciones y para las causas de familia;
- las universidades, los centros de estudios y los colegios profesionales, para la matrícula y para el reconocimiento de los títulos;
- la ASL y las oficinas sanitarias, para el alta en el servicio sanitario nacional y para los trámites asistenciales.
Las universidades italianas piden, junto al título, la certificación con la relación de asignaturas, los créditos y el número de horas. Hay que traducirla a la vez que el diploma, porque es sobre esos datos como el organismo evaluador compara el recorrido colombiano con los planes de estudio italianos.
El servicio cubre también los actos consulares, es decir, los documentos expedidos en Italia por las representaciones extranjeras. Los certificados y las declaraciones emitidos en español por cada consulado de Colombia, en Roma y en Milán, y por la embajada, requieren el mismo juramento previsto para las actas llegadas del exterior. Fuera de Italia esas traducciones siguen valiendo ante la Embajada de Italia y los Consulados italianos de los países europeos recogidos en el menú.
Documentos de Colombia que traducimos al italiano
Estas son las actas para las que recibimos más encargos. La relación empieza por los permisos y los documentos del vehículo, que en esta comunidad llegan con frecuencia porque muchos expedientes se abren nada más obtener la residencia.
- Permiso de conducir y permiso de circulación: la licencia de conducción y la tarjeta de propiedad del vehículo se traducen y se juran para circular durante el periodo consentido y para tramitar el canje ante la Motorizzazione.
- Pasaporte y documento de identidad: el pasaporte y la cédula de ciudadanía acompañan a casi cualquier expediente y se adjuntan jurados para identificar al titular de las demás actas.
- Otros documentos de identidad y actos administrativos: la tarjeta de identidad de los menores, los certificados de domicilio, las actas de defunción, los poderes y las declaraciones extrajudiciales acompañan a los trámites de residencia y a los sucesorios.
- Partida de nacimiento: el registro civil de nacimiento sirve para la inscripción en los registros italianos, para el empadronamiento, para el matrimonio y para las solicitudes de ciudadanía.
- Certificado de matrimonio: el registro civil de matrimonio permite la inscripción en el estado civil italiano, la reagrupación con el cónyuge y la reconstrucción documental de la familia.
- Sentencia de divorcio: las resoluciones judiciales y las escrituras notariales de divorcio, muy frecuentes en Colombia, actualizan el estado civil y habilitan para volver a contraer matrimonio.
- Certificado de capacidad matrimonial: acredita el estado civil libre ante el oficial italiano y precede a las amonestaciones matrimoniales.
- Certificado de estado de familia: el certificado de estado de familia se aporta en la reagrupación familiar, en los trámites de residencia y en los expedientes de ciudadanía.
- Antecedentes penales: el certificado de antecedentes penales, el de antecedentes disciplinarios y el de causas pendientes se presentan en las solicitudes de ciudadanía y en numerosos procesos de selección laboral.
- Diploma y certificados de estudios: el diploma de bachiller, el título universitario y las actas de grado se presentan en las universidades italianas y en los centros de estudios para la matrícula y para la homologación.
- Código fiscal y acreditaciones fiscales equivalentes expedidas en el extranjero: se necesitan para abrir una posición ante las oficinas italianas o para firmar un contrato de trabajo.
La apostilla electrónica de la Cancillería colombiana
Colombia es parte del convenio de La Haya y ha adoptado desde hace tiempo un sistema de apostilla enteramente electrónica, gestionado por el Ministerio de Relaciones Exteriores a través de un portal público. Quien la solicita no recibe un sello pegado sobre el folio, sino un documento digital con un código que permite comprobar en línea su existencia y su contenido.
Es una forma plenamente válida y las oficinas italianas la aceptan, pero hay que transmitirla del modo correcto. De ahí se derivan dos precauciones. La primera: conservar y enviar el archivo original, y no solo su impresión, porque es el archivo el que contiene la firma electrónica. La segunda: en la versión italiana el código de verificación y la dirección del portal se reproducen tal como figuran, sin abreviaturas, ya que son el elemento que hace controlable el acta.
Ninguna autoridad italiana puede apostillar un acta colombiana: ese paso se cumple en Colombia y antes de la traducción. Quien ya reside en Italia suele poder iniciar la solicitud directamente desde el portal, sin necesidad de delegar en nadie sobre el terreno, lo que acorta bastante los plazos frente a otros países del área.
Cuando el acta se ha obtenido en un consulado colombiano en Italia el recorrido es más corto todavía, porque el documento nace ya en el ámbito consular y solo requiere el juramento ante el funcionario italiano.
Partidas parroquiales y ciudadanía por descendencia
Para los hechos anteriores a la implantación generalizada del registro civil, la prueba se obtiene de los libros parroquiales. Son actas redactadas con fórmulas de época, muchas veces manuscritas, que el oficial del estado civil italiano valora como elemento de apoyo y no como sustituto del certificado civil.
En los expedientes de ciudadanía italiana por descendencia esas partidas aparecen con regularidad, junto a la cadena de actas que enlaza al antepasado emigrado con el solicitante actual. La cadena ha de estar completa y coherente: cada nacimiento, cada matrimonio y, si lo hubo, cada divorcio debe encajar con el anterior en nombres, apellidos y fechas.
Las discordancias son lo habitual, no la excepción. Un apellido escrito de dos maneras, una fecha invertida o un segundo nombre que aparece y desaparece obligan a una rectificación previa ante la autoridad colombiana. Conviene detectarlas antes de encargar el conjunto, porque una vez jurado el expediente cualquier corrección posterior significa rehacer la pieza afectada.
El número de la cédula de ciudadanía, presente en casi todas las certificaciones modernas, es la herramienta que permite enlazar entre sí los documentos de una misma persona, y por eso se mantiene invariable en el texto italiano.
Presupuesto, entrega y ciudades cubiertas
El presupuesto es gratuito y se calcula sobre el texto efectivo de las actas. Recoge un importe definitivo, con impuestos y pólizas incluidos, el juramento y el envío, e indica la fecha de entrega, y sigue vigente siete días. Quien confía varias actas a la vez obtiene un importe conjunto inferior a la suma de encargos separados y unos plazos alineados entre sí.
Para recibirlo basta enviar el archivo del acta apostillada o un escaneado de los documentos por correo electrónico o por mensajería, señalando la oficina de destino. El original en papel no se necesita en esta fase y en ningún momento hay que acudir en persona a nuestras oficinas.
El trabajo se desarrolla íntegramente a distancia y cubre el territorio nacional. En Liguria atendemos las traducciones oficiales en Génova; en Lombardía, las traducciones juradas de español en Brescia y la traducción jurada en Bérgamo; en el Véneto, las traducciones oficiales en Venecia, las traducciones juradas al italiano en Verona y la traducción jurada de español en Padua.
En el centro y en el sur seguimos las traducciones juradas en Bolonia, las traducciones juradas al italiano en Florencia y la traducción jurada de español en Nápoles. La presentación general del servicio está en la página de traducciones juradas español italiano.
Cada expediente lo firma un traductor oficial inscrito en el Registro de Peritos y Expertos de la Cámara de Comercio. La dirección de trabajo es siempre del español al italiano, y el recorrido inverso no forma parte del servicio, igual que no colocamos apostillas ni redactamos actas notariales. Los lectores italófonos disponen de la página sobre traduzioni di documenti dalla Colombia.