Actas españolas ante las administraciones italianas
España es el país de lengua española con el que Italia intercambia el mayor número de documentos. Estudiantes de programas de intercambio, personal de empresas con sede en los dos países, parejas mixtas, jubilados que se mudan de una costa a otra del Mediterráneo: cada uno de esos recorridos deja un rastro de papeles que en algún momento hay que presentar en una ventanilla italiana.
Nuestro despacho realiza traducciones juradas de documentos españoles hacia el italiano, juradas ante la autoridad competente y entregadas listas para su depósito. El servicio abarca las actas emitidas por las administraciones españolas y por las representaciones de España en Italia: registros civiles, ministerios, universidades, jefaturas de tráfico y oficinas consulares.
Al tratarse de un Estado de la Unión Europea, algunas reglas resultan más favorables que en otros casos. No todos los documentos españoles necesitan traducción, y conviene saber cuáles antes de encargarla: más abajo se explica dónde está exactamente la línea.
Las traducciones oficiales de varios idiomas que producimos valen ante cualquier administración de la República italiana, en todas las provincias y en todos los municipios, sin distinción de tamaño ni de región.
El Registro Civil español y sus certificaciones
En España los nacimientos, los matrimonios y las defunciones se inscriben en el Registro Civil, que en los últimos años se ha reorganizado sobre una base electrónica y de alcance nacional, dejando atrás la antigua articulación por circunscripciones y juzgados de paz. Para quien pide una certificación desde Italia el cambio es sensible: el acta se solicita en línea y llega firmada digitalmente.
El documento que recibimos con más frecuencia es el certificado literal de nacimiento, es decir, la reproducción del asiento con todas las notas al margen. Existe además una versión reducida, el certificado en extracto, que recoge solo los datos esenciales. Las oficinas italianas piden casi siempre la primera, porque es la que muestra rectificaciones, reconocimientos y divorcios anotados posteriormente.
Muchas certificaciones se expiden hoy en forma electrónica, con un código seguro de verificación que permite a la administración italiana comprobar en línea su autenticidad. Ese código se conserva y se reproduce dentro del texto italiano, porque es el elemento que hace controlable el acta: abreviarlo o suprimirlo dejaría al funcionario sin manera de contrastarla.
Los certificados de antecedentes penales, en cambio, no dependen del registro civil sino del Ministerio de Justicia, y lo mismo ocurre con el certificado de causas pendientes que algunos procedimientos reclaman. Ambos tienen una vigencia limitada, así que conviene solicitarlos cuando el resto del expediente ya está preparado, para que no caduquen a mitad de camino.
Formularios europeos y apostilla: cuándo la traducción no hace falta
Entre los Estados de la Unión Europea circulan desde hace algunos años impresos estándar multilingües que se adjuntan a las certificaciones del estado civil: reproducen los mismos epígrafes en todas las lenguas de la Unión y dispensan tanto de la apostilla como de la traducción. Pedirlos al Registro Civil español junto con el certificado es gratuito y ahorra un paso entero.
El impreso cubre, sin embargo, solo algunas materias, entre ellas el nacimiento, el matrimonio, el domicilio y la ausencia de antecedentes penales. Quedan fuera las sentencias, los títulos de estudio, los actos notariales y buena parte de la documentación administrativa, que siguen exigiendo la traducción jurada ante el funcionario italiano.
También el permiso de conducir sigue una regla propia: los carnés expedidos por la Dirección General de Tráfico son títulos europeos, reconocidos en Italia sin canje y sin traducción. Solo se necesita una versión jurada cuando el documento entra en un procedimiento que la reclama, por ejemplo un litigio o un expediente de seguros, o cuando va acompañado del permiso de circulación de un vehículo matriculado en España.
La apostilla, por último, no se exige entre Italia y España para los actos públicos amparados por el reglamento europeo. Para los que quedan fuera, el sello se coloca en España, según la naturaleza del acto, por el Ministerio de Justicia, por los Colegios Notariales o por los Tribunales Superiores de Justicia, y nunca en territorio italiano.
Documentos de España que pasan por nuestra mesa de trabajo
Estas son las actas para las que recibimos más encargos de traducción jurada de español. La relación empieza por los títulos académicos, que en el caso español encabezan la lista gracias a la intensidad de los intercambios universitarios entre los dos países.
- Diploma y certificados de estudios: el título de bachillerato, el diploma universitario y la certificación académica personal con asignaturas, créditos y calificaciones se presentan en las universidades italianas, en los centros de estudios y ante los colegios profesionales.
- Certificado de antecedentes penales: los antecedentes penales y el certificado de causas pendientes aparecen en las solicitudes de ciudadanía, en las inscripciones en registros profesionales y en numerosos procesos de selección laboral.
- Partida de nacimiento: la certificación de nacimiento sirve para la inscripción en el registro civil italiano, para el empadronamiento, para el matrimonio y para las solicitudes de ciudadanía.
- Certificado de matrimonio: las certificaciones de matrimonio permiten la inscripción en los registros italianos, la reagrupación con el cónyuge y la reconstrucción documental de la familia.
- Sentencia de divorcio: las resoluciones de divorcio actualizan el estado civil, habilitan para volver a contraer matrimonio y se aportan en los procedimientos sobre custodia y pensión alimenticia.
- Certificado de capacidad matrimonial: la fe de vida y estado y el certificado de capacidad matrimonial acreditan ante el funcionario italiano que quien va a casarse tiene el estado civil libre.
- Certificado de estado de familia: el certificado de estado de familia y el volante de convivencia se piden para la reagrupación familiar, para los trámites de residencia y en los expedientes de ciudadanía.
- Pasaporte y documento de identidad: el pasaporte y el documento nacional de identidad acompañan a casi cualquier expediente y se adjuntan jurados para identificar al titular de las demás actas.
- Permiso de conducir y permiso de circulación: el carné y la ficha técnica del vehículo se traducen y se juran cuando el trámite italiano los reclama, sobre todo ante la Motorizzazione y en los expedientes de siniestros.
- Código fiscal y acreditaciones fiscales equivalentes: el número de identificación fiscal español y sus certificados se traducen para abrir una posición ante las oficinas italianas o para firmar un contrato de trabajo.
- Otros documentos de identidad y actos administrativos: certificados de residencia, actas de defunción, poderes notariales y declaraciones expedidas por las autoridades españolas acompañan a los trámites de residencia, a los del padrón y a los sucesorios.
La lista no está cerrada: llegan también vidas laborales, certificados de la Seguridad Social, informes médicos y escrituras notariales. Quien tenga un acta que no aparezca aquí puede enviarla igualmente y recibirá una respuesta sobre su viabilidad junto con el presupuesto.
Las ventanillas italianas que reciben el expediente
Una traducción realizada y jurada por un traductor oficial tiene pleno valor legal ante todas las administraciones italianas. Los expedientes que entregamos se depositan de forma habitual en:
- la Prefectura, para las solicitudes de ciudadanía italiana y para los trámites de las oficinas territoriales del Gobierno;
- la Questura y las comisarías, para las acreditaciones de residencia de los ciudadanos de la Unión y para las reagrupaciones familiares;
- los ayuntamientos, con sus oficinas de registro civil y de empadronamiento, para la inscripción de las actas, para el padrón y para las amonestaciones matrimoniales;
- la Motorizzazione Civile, para los títulos de conducción y para los vehículos matriculados en el extranjero;
- el Tribunal y la Fiscalía de la República, para los procedimientos civiles, para las legalizaciones y para las causas de familia;
- las universidades, los centros de estudios y los colegios profesionales, para la matrícula y para el reconocimiento de los títulos;
- la ASL y las oficinas sanitarias, para el alta en el servicio sanitario nacional y para los trámites asistenciales.
El servicio cubre también los actos consulares, es decir, los documentos expedidos en Italia por las representaciones extranjeras. Los certificados y las declaraciones que emite en español cada consulado de España, del Consulado General de Milán a la sección consular de la embajada en Roma, requieren el mismo juramento previsto para las actas llegadas del exterior.
Las representaciones españolas en Italia expiden además acreditaciones propias, como las declaraciones de estado civil y los certificados de inscripción en el registro de residentes en el extranjero, sometidas al mismo régimen que los demás actos consulares.
Esas mismas traducciones conservan validez fuera de Italia, ante la Embajada de Italia y los Consulados italianos de los países europeos recogidos en el menú: Alemania, Francia, España, Austria, Suiza, Chequia, Bélgica, Países Bajos, Dinamarca, Suecia, Reino Unido e Irlanda.
Presupuesto, plazos y ciudades atendidas
El presupuesto es gratuito y se calcula sobre el texto efectivo de las actas. Recoge un importe definitivo, con impuestos y pólizas incluidos, el juramento y el envío, e indica la fecha de entrega. Sigue vigente siete días. Para recibirlo basta enviar un escaneado o una fotografía por correo electrónico o por mensajería, señalando la oficina de destino: el original en papel no se necesita en esta fase.
El trabajo se desarrolla íntegramente a distancia y cubre todo el territorio nacional. Quien prefiere partir del lugar donde ha de presentar el expediente encuentra las páginas dedicadas a las traducciones juradas de español en Brescia, a la traducción jurada en Bérgamo y a las traducciones oficiales en Venecia, además de las traducciones juradas al italiano en Verona y de la traducción jurada de español en Padua, ciudades con una vida universitaria que atrae cada año a centenares de estudiantes españoles.
Más al sur seguimos las traducciones juradas en Palermo, las traducciones juradas de español en Bari y la traducción jurada en Catania, junto con las traducciones oficiales en Perugia, donde la presencia estudiantil extranjera es especialmente alta. El panorama completo del servicio figura en la página de traducción jurada de español en Italia.
Cada expediente lo firma un traductor oficial inscrito en el Registro de Peritos y Expertos de la Cámara de Comercio. La combinación es siempre la misma, del español al italiano, y el recorrido inverso no forma parte del servicio. Los lectores italófonos disponen de la página sobre traduzioni di documenti dalla Spagna.