Cuba fuera del convenio de La Haya: qué cambia
Las relaciones entre Italia y Cuba producen un flujo constante de actas: matrimonios entre ciudadanos de los dos países, reagrupaciones familiares, reconocimientos de hijos, títulos académicos que hay que hacer valer y expedientes de residencia que iniciar. Detrás de cada uno de esos recorridos hay una carpeta de papeles que en algún momento llega a una ventanilla italiana.
Sobre Cuba hay una diferencia que conviene decir enseguida, porque cambia el recorrido entero. Cuba no aplica el convenio de La Haya, y por tanto sobre las actas cubanas la apostilla sencillamente no existe. Quien la busca pierde tiempo: lo que se necesita es otra cosa, y se explica en el apartado siguiente.
Nuestro despacho realiza traducciones juradas de documentos cubanos hacia el italiano, juradas ante la autoridad competente y entregadas listas para su depósito. El servicio abarca las actas emitidas por las administraciones cubanas y por las representaciones de Cuba en Italia: registros del estado civil, ministerios, universidades, tribunales y sedes consulares.
Las traducciones oficiales con juramento que producimos valen ante cualquier administración de la República italiana, en todas las provincias y en todos los municipios, sin que el interesado tenga que desplazarse en ningún momento.
La legalización consular de las actas cubanas, paso a paso
Donde no llega el convenio de La Haya queda el recorrido más antiguo, el de la legalización consular, que se compone de dos pasos sucesivos y se desarrolla íntegramente fuera de Italia. Es un camino más lento, pero perfectamente trazado, y quien lo conoce de antemano evita rehacer el trabajo.
El documento se legaliza primero ante el Ministerio de Relaciones Exteriores cubano, que certifica su procedencia y la firma que lleva. Pasa después a la representación diplomática italiana en La Habana, que a su vez acredita su autenticidad para el ordenamiento italiano. Solo un acta que lleve los dos sellos puede presentarse ante una oficina en Italia.
Al expediente así legalizado se le une la traducción jurada, que se realiza en Italia ante el funcionario público competente. Ninguna administración italiana puede suplir una legalización que falte: un documento que llega sin esos pasos ha de regresar a Cuba, con plazos que se miden en semanas y a veces en meses.
Quien ya se encuentra en Italia suele encargar la gestión a un familiar o a un conocido en la isla mediante un poder, otorgado ante el consulado cubano o ante un notario italiano y traducido después. Es la vía más rápida cuando falta un acta y el plazo del trámite se acerca.
El Registro del Estado Civil cubano y sus certificaciones
En Cuba los nacimientos, los matrimonios y las defunciones se inscriben en el Registro del Estado Civil, adscrito al Ministerio de Justicia y organizado en oficinas municipales. Las certificaciones se expiden en formularios normalizados, con el sello de la oficina y la firma del registrador, y ese conjunto es el que después recorre la cadena de legalización.
La certificación de nacimiento en versión literal es el acta más solicitada, porque reproduce el asiento con las notas marginales: reconocimientos, rectificaciones de nombre y sentencias posteriores figuran ahí, y son justamente las líneas que el oficial del registro civil italiano lee con más atención.
El carné de identidad es el documento nacional y lleva un número que aparece también en las demás certificaciones. Mantenerlo invariable en el texto italiano permite a la oficina enlazar entre sí las actas de una misma persona y despeja las dudas cuando los apellidos se han escrito de forma desigual.
El divorcio merece una mención aparte, porque en Cuba puede tramitarse tanto ante el tribunal municipal como ante notario, según el caso. Los dos documentos resultantes son válidos y se traducen igual, pero el italiano ha de dejar claro cuál de las dos vías se siguió, ya que el ayuntamiento inscribe el hecho a partir de esa indicación.
Documentos cubanos que traducimos al italiano
Estas son las actas para las que recibimos más encargos de traducciones juradas de español. La relación empieza por los documentos de identidad, que en los expedientes cubanos abren el paquete porque acompañan a todos los demás a lo largo de la legalización.
- Pasaporte y documento de identidad: el pasaporte y el carné de identidad se adjuntan jurados para identificar al titular de las demás actas y aparecen en casi cualquier expediente.
- Otros documentos de identidad y actos administrativos: certificados de domicilio, actas de defunción, poderes y declaraciones de las autoridades cubanas acompañan a los trámites de residencia, a los del padrón y a los sucesorios.
- Partida de nacimiento: la certificación de nacimiento sirve para la inscripción en el registro civil italiano, para el empadronamiento, para el matrimonio y para las solicitudes de ciudadanía.
- Certificado de capacidad matrimonial: acredita el estado civil libre y es la pieza que el ayuntamiento italiano exige antes de las amonestaciones matrimoniales.
- Certificado de matrimonio: las certificaciones de matrimonio permiten la inscripción en los registros italianos, la reagrupación con el cónyuge y la reconstrucción documental de la familia.
- Sentencia de divorcio: las resoluciones judiciales y las escrituras notariales de divorcio actualizan el estado civil y habilitan para volver a contraer matrimonio.
- Certificado de estado de familia: el certificado de estado de familia se aporta en la reagrupación familiar, en los trámites de residencia y en los expedientes de ciudadanía.
- Antecedentes penales: el certificado de antecedentes penales y el de causas pendientes se presentan en las solicitudes de ciudadanía y en varios procesos de contratación. Su vigencia es corta, así que conviene pedirlos cuando el resto del expediente ya está preparado.
- Diploma y certificados de estudios: el título universitario, el certificado con la relación de asignaturas y horas y, en las profesiones sanitarias, el documento de habilitación para el ejercicio siguen el mismo recorrido de legalización que las actas del estado civil.
- Permiso de conducir y permiso de circulación: la licencia cubana y la matrícula del vehículo se traducen y se juran para circular durante el periodo consentido y para abrir el expediente ante la Motorizzazione.
- Código fiscal y acreditaciones fiscales equivalentes expedidas en el extranjero: se necesitan para abrir una posición ante las oficinas italianas o para firmar un contrato de trabajo.
Ventanillas italianas y actos consulares de Cuba
Una traducción realizada y jurada por un traductor oficial tiene pleno valor legal ante todas las administraciones italianas. Los expedientes que entregamos se depositan de forma habitual en:
- la Prefectura, para las solicitudes de ciudadanía italiana y para los trámites de las oficinas territoriales del Gobierno;
- la Questura y las comisarías, para los permisos de residencia, las renovaciones y las reagrupaciones familiares;
- los ayuntamientos, con sus oficinas de registro civil y de empadronamiento, para la inscripción de las actas y para el padrón municipal;
- la Motorizzazione Civile, para el canje de los permisos de conducir expedidos fuera de la Unión Europea;
- el Tribunal y la Fiscalía de la República, para los procedimientos civiles, para las legalizaciones y para las causas de familia;
- las universidades, los centros de estudios y los colegios profesionales, para la matrícula y para el reconocimiento de los títulos;
- la ASL y las oficinas sanitarias, para el alta en el servicio sanitario nacional y para los trámites asistenciales.
En los matrimonios entre un ciudadano italiano y una ciudadana o un ciudadano cubano el ayuntamiento examina un conjunto que comprende el certificado de capacidad matrimonial, la certificación de nacimiento y, para quien estuvo casado antes, la sentencia de divorcio: todas ellas actas sujetas al recorrido de legalización descrito más arriba.
El servicio cubre también los actos consulares, es decir, los documentos expedidos en Italia por las representaciones extranjeras. Los certificados y las declaraciones emitidos en español por cada consulado de Cuba, en Roma y en Milán, y por la embajada, requieren el mismo juramento previsto para las actas llegadas del exterior. Esas traducciones conservan además validez fuera de Italia, ante la Embajada de Italia y los Consulados italianos de los países europeos recogidos en el menú.
Presupuesto, plazos y ciudades atendidas
El presupuesto es gratuito y se calcula sobre el texto efectivo de las actas. Recoge un importe definitivo, con impuestos y pólizas incluidos, el juramento y el envío, e indica la fecha de entrega, y sigue vigente siete días. Quien no ha completado todavía la legalización puede pedirlo igualmente sobre el escaneado: el importe no cambia, y conocerlo por anticipado ayuda a planificar el gasto total del trámite.
La documentación cubana suele llegar despacio y por medio de familiares en la isla. Por eso conviene encargar la traducción de las actas a medida que se reciben, sin esperar a que el grupo esté completo: los expedientes se mantienen separados y se depositan juntos al final, sin que ninguno pierda vigencia por el camino.
El trabajo se desarrolla íntegramente a distancia y cubre el territorio nacional. En el norte atendemos las traducciones juradas de español en Brescia, la traducción jurada en Bérgamo, las traducciones oficiales en Venecia, las traducciones juradas al italiano en Verona y la traducción jurada de español en Padua.
En el centro y en el sur seguimos las traducciones juradas en Bolonia, las traducciones juradas al italiano en Florencia, la traducción jurada de español en Nápoles y las traducciones juradas en Palermo. El panorama completo figura en la página del servicio de traducción jurada de español.
Cada expediente lo firma un traductor oficial inscrito en el Registro de Peritos y Expertos de la Cámara de Comercio. La combinación es siempre la misma, del español al italiano, y el recorrido inverso no forma parte del servicio. Los lectores italófonos disponen de la página sobre traduzioni di documenti da Cuba.